"Mulai dengan Bismillah, Luruskan Niat. Allah Maha Melihat!"


2016/09/19

PERANAN ETIKA DALAM BUDAYA PERUSAHAAN

Sebelum menjelaskan peranan etika dalam budaya perusahaan, maka perlu dipahami terlebih dahulu penjelasan atau definisi tentang istilah ‘etika’ dan ‘budaya perusahaan’.
Etika sebagai praksis berarti : nilai-nilai dan norma-norma moral sejauh dipraktekkan atau justru tidak dipraktekkan, walaupun seharusnya dipraktekkan. Sedangkan etis, merupakan sifat dari tindakan yang sesuai dengan etika.

Selama perusahaan memiliki produk yang berkualitas dan berguna untuk masyarakat disamping itu dikelola dengan manajemen yang tepat dibidang produksi, finansial, sumberdaya manusia dan lain-lain tetapi tidak mempunyai etika, maka kekurangan ini cepat atau lambat akan menjadi batu sandungan bagi perusahaan tsb. Bisnis merupakan suatu unsur mutlak perlu dalam masyarakat modern. Tetapi kalau merupakan fenomena sosial yang begitu hakiki, bisnis tidak dapat dilepaskan dari aturan-aturan main yang selalu harus diterima dalam pergaulan sosial, termasuk juga aturan-aturan moral.

Budaya perusahaan adalah nilai-nilai yang menjadi pegangan SDM dalam menjalankan kewajiban dan merupakan landasan perilaku dalam organisasi. Ia adalah kumpulan nilai-nilai yang menjadi pedoman SDM untuk menghadapi permasalahan eksternal dan usaha penyesuaian integrasi ke dalam organisasi sehingga mereka mengetahui bagaimana mereka harus bertindak atau berperilaku. (Susanto: 2000)

PERANAN ETIKA DALAM BUDAYA PERUSAHAAN
Budaya perusahaan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap perilaku etis. Perusahaan akan menjadi lebih baik jika mereka membudayakan etika dalam lingkungan perusahaannya. SDM yang hanya bekerja menurut kemauannya sendiri tanda mengindahkan aturan/norma/etika akan menjadikannya sebagai pribadi yang anti kritik, ingin merasa benar sendiri dan tidak memperhatikan perasaan / emosi pekerja lain. Kondisi seperti itu akan memicu konflik internal di perusahaan tersebut. Konflik yang ada tentu akan berdampak buruk pada kemajuan perusahaan. Agar konflik itu dapat dicegah, maka setiap SDM perlu diatur cara berinteraksinya satu sama lain dengan aturan yang disebut dengan etika.

Jika etika menjadi nilai dan keyakinan yang terinternalisasi dalam budaya perusahaan maka hal tersebut berpotensi menjadi dasar kekuatan perusahaan yang pada gilirannnya berpotensi menjadi sarana peningkatan kinerja. Peningkatan kinerja yang tinggi akan menjadikan perusahaan itu unggul. Perusahaan unggul itu yang memiliki sustained competitive advantage, dan ini diperoleh dari SDM yang menjalankan dan mengartikulasikan budaya perusahaan ke dalam kehidupannya di lingkungan kerja yang dilandasi oleh nilai-nilai etika yang akan selalu membimbingnya untuk selalu bersikap etis.

Bahkan begitu pentingnya etika ini dalam bisnis, Richard De George sampai menyebutnya sebagai salah satu prasyarat menjadi perusahaan yang sukses. Berikut ini adalah adalah syarat pokok untuk menjadikan sebuah perusahaan sukses/berhasil menurut George:
1. Produk yang baik
2. Managemen yang baik
3. Memiliki Etika (yang baik)

Tanpa etika, jangan diharap perusahaannya bisa menjadi berhasil.

Dengan lebih terinci kita dapat melihat beberapa manfaat jika etika diterapkan dalam budaya perusahaan:

1.       Dapat meningkatkan kredibilitas suatu perusahaan, karena etika telah dijadikan sebagai budaya perusahaan. Dengan adanya kode etik, secara intern semua karyawan terikat dengan standar etis yang sama sehingga diharapkan akan mengambil keputusan yang sama pula.
2.       Dapat membantu dalam menghilangkan grey area atau kawasan kelabu di bidang etika. Beberapa ambiguitas moral yang sering merongrong kinerja perusahaan dapat dihindarkan.
3.       Dapat menjelaskan bagaimana perusahaan menilai tanggungjawab sosialnya. Sangat diharapkan perusahan tidak membatasi diri pada standar minimal. Melalui kode etiknya perusahaan dapat menyatakan bagaimana ia memahami tanggungjawab sosial dengan melampui syarat minimum tersebut.
4.       Kode etik menyediakan bagi perusahaan-perusahaan dan dunia bisnis pada umumnya kemungkinan untuk mengatur dirinya sendiri (self regulation). Dengan demikian, Negara tidak perlu campur tangan.

Demikianlah penjelasan singkat mengenai peranan etika yang begitu penting dalam budaya perusahaan. Ia dapat menentukan apakah perusahaan itu akan bisa berhasil atau tidak.



2015/12/31

Malam Tahun Baru

Malam nanti.
Demi budaya jahil yang dikampanyekan setan, manusia-manusia labil iman akan masuk dalam kondisi berikut:
Berjam-jam lamanya dalam kesia-siaan. Acara penuh hura-hura. Pesta pora dengan tak sedikit dana. Campur dengan aksi tiup terompet yg memekakkan telinga. Bakar petasan, mercon dan kembang api aneka rupa. Semua harta yg dibelanjakan utk kemeriahan pestanya akan mubazir tak bersisa. Dibawa serta bau mesiu, residu mercon yg menusuk hidung. Tak sedikit pula muda-mudi bawa bekal minuman beralkohol, ganja, tissue magic hingga kondom. Seolah malam ini malam boleh untuk perbuatan maksiat, madat, judi dan berzina.

Astaghfirullahal 'adziim...
Wahai saudaraku, para orang tua, mari kita pelihara diri dan keluarga dari ancaman api neraka. 'Quu anfusikum wa ahlikum naro.'
Mudah-mudahan kita semua terhindar dari perbuatan-perbuatan terlarang di atas. Semoga Allah menguatkan kita selalu ada dalam jalan lurus-NYA.
Ihdinash shirotol mustaqiim. Aamiin

2015/12/20

Strategi Kunci Customer Service / Contact Center

Membicarakan Customer Service (CS) atau Contact Center (CC) sebagai sebuah organisasi artinya akan membicarakan pula tiga aspek penting di dalamnya. Apa saja? People, Procedure, Technology. Maka untuk membahas tentang strategi CS/CC, tentulah terkait tiga hal tersebut. Berikut ini bahasan singkatnya.


A. People

Ini terkait pada segala sesuatu tentang Sumber Daya Manusia (SDM). Apa saja yang perlu diperhatikan dalam mendapatkan SDM yang berkualitas haruslah menjadi perhatian serius dari top Manajemen organisasi CS tersebut. Perhatian serius memang harus lebih diperhatikan karena SDM lah yang akan menggerakkan sebuah organisasi. Bagaimanapun bagusnya sistem prosedur yang dimiliki atau bagaimanapun canggihnya teknologi yang digunakan jika tidak didukung oleh SDM yang berkualitas sebagai pelaksana organisasi tersebut pasti tidak akan menjadikan organisasinya seefektif yang diharapkan.

Untuk mendapatkan SDM seperti kualitas yang diharapkan maka perlu dimulai sejak proses penerimaan karyawan (rekrutmen). Penyaringan dengan pengukuran yang terstandar perlu dilakukan sejak awal. Selanjutnya diikuti dengan proses pengajaran/pelatihan (training) yang terstandar pula. Masa training awal ini termasuk masa yang sangat krusial dalam proses mendapatkan SDM yang baik, meski setelah masuk nanti, mereka juga akan mendapatkan kelas training regular lainnya. Selanjutnya, SDM tetap perlu mendapatkan pembinaan yang terstruktur dan terarah ketika mereka sudah resmi bergabung menjadi karyawan di organisasi CS.

Pembinaan karyawan dapat dilakukan bersamaan dalam pemberian coaching, counselling dan mentoring (CCM) terhadap SDM dengan porsi yang cukup dan terencana. Selanjutnya, penilaian kinerja (Performance Appraisal) merupakan bagian penting lainnya.

B. Procedure / System Operating Procedure (SOP)

Pada bagian ini, top manajemen perlu merancang sebuah kerangka berfikir dengan sudut pandang perusahaan dan pelanggan sekaligus. Sudut pandang perusahaan tentu perlu diperhatikan, karena akan sangat berdampak pada beberapa bagian penting dari perusahaan itu seperti anggaran belanja, citra perusahaan, dan hirarki antar level manajemen. Sementara sudut pandang pelanggan tentu merupakan hal yang sangat mutlak. Maka untuk mendapatkan SOP yang baik, kepentingan kedua pihak; company and customer, perlu bertemu di satu titik yang seimbang.

Keseimbangan kepentingan itu terletak pada seberapa mudah dan sederhananya pelanggan mengakses informasi, meminta bantuan, bertanya dan mengeluhkan masalahnya kepada organisasi CS. Semakin sederhana, semakin menyenangkan bagi pelanggan. Sementara di sisi lain, bagi perusahaan, pemenuhan semua kebutuhan pelanggan bisa dilakukan dengan cara yang sederhana pula. Tidak birokratis. Tidak berlama-lama dalam review masalah hingga sampai berlapis-lapis hirarki manajemen. Juga tidak berbiaya tinggi untuk pembelanjaan yang tidak urgent.

C. Technology

Bagian ini merupakan 'senjata-nya' organisasi CS. Pilihannya, dapat mengembangkan teknologi sendiri oleh team IT internal atau menyewa/membeli dari perusahaan mitra (vendor). Dalam banyak hal, secara umum top manajemen memandang penggunaan teknologi sewa/beli dari vendor jauh lebih murah dan efisien. Selain karena faktor biaya sewa/beli, efektifitas sebuah teknologi tersebut juga menjadi pertimbangan.

Adapun teknologi yang digunakan umumnya terkait pada kebutuhan hal-hal berikut: aplikasi Customer Relationship Management (CRM), aplikasi Workforce Management (WFM), aplikasi Contact Management System (CMS), Quality Assurance (QA) Tool, dan Learning Management System (LMS). Untuk organisasi Contact Center diperlukan pula sistem Interactive Voice Response (IVR) dan Automatic Call Distribution (ACD) berikut perangkat Telephony lainnya. Selain itu, akan lebih bermanfaat jika memiliki Human Resource Information System (HRIS) yang terintegrasi untuk sistem informasi kekaryawanannya. Adapun untuk sistem penyimpanan data, akhir-akhir ini organisasi CS mulai banyak organisasi CS yang memilih cloud computing. Teknologi cloud computing memang sangat efektif. Sepanjang perangkat terhubung dengan internet maka semua data dapat diakses tanpa batas.

Demikianlah pembahasan ringkas tentang poin-poin strategi yang perlu diperhatikan dalam mengelola sebuah organisasi CS/CC. Semoga bermanfaat.
***

Untuk diskusi lebih lanjut terkait materi-materi CS / CC lainnya, pembaca dapat kontak FerSus di 0811-1112-187